Fraværsmarkering - telefon
For å kunne yte best mulig service på telefon er det viktig at ansatte informerer sentralbordet (og andre ansatte for den del) om når de ikke er tilstede på kontoret. Dette gjøres enklest ved å sette fraværskoder på telefonen fra Outlook. En person som ringer deg mens du er fraværsmarkert vil da få informasjon om årsaken til at du ikke svarer telefonen og når du er tilbake.
Følgende koder kan brukes i Outlook:
| Kode | Navn |
|---|---|
| AVS: | Avspaserer |
| FER: | Ferie |
| GFD: | Gått for dagen |
| LUN: | Lunch |
| MØT: | Møte |
| PER: | Permisjon |
| TJR: | Tjenestereise |
| UND: | Undervisning |
| UTE: | Ute |
For å fraværsmarkere fra Outlook oppretter du en avtale i kalenderen for fraværstidspunktet.
Dette er bare en måte å opprette en ny avtale i Outlook på. Det finnes flere, bruk den måten du foretrekker...
I emnetfeltet for avtalen oppgir du den fraværskoden du vil sette og evt hva avtalen gjelder. NB! Det er viktig at det IKKE er noe tekst før fraværskoden i emnefeltet og at den avsluttes med ":" (kolon), ellers vil ikke fravær bli markert på telefonen.
Oppgi fraværskoden først i emnefeltet når du oppretter en ny avtale i Outlook
