Instruks om økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Ålesund

1. INNLEDNING

Reglement for økonomistyring i staten ble fastsatt ved kronprinsregentens resolusjon 12. desember 2003. I reglementets § 3 fremgår det at departementene skal fastsette instrukser innenfor rammen av reglementet for underliggende virksomheter og at underliggende virksomheter skal fastsette instrukser for egne aktiviteter innenfor instruksen fra overordnet departement.

Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved statlige universiteter og høyskoler ble fastsatt 1. august 2005 og gjelder fra samme dato. Hovedinstruksen er tilpasset Lov om universiteter og høyskoler av 1. april 2005 nr 15. Instruksen bygger på nevnte lovs § 9-1 nr 1, hvor det er fastsatt at styret er det øverste organet ved institusjonen. I lovens § 9-1 nr 2 er det bestemt at alle beslutninger som treffes av andre enn styret, treffes etter delegasjon fra styret og på styrets ansvar. Styret kan delegere sin avgjørelsesmyndighet til andre ved institusjonen i den utstrekning det ikke følger av loven at styret selv skal treffe vedtak, eller det er andre særlige begrensninger i adgangen til å delegere.

Følgende lov og reglementer er sentrale for økonomiforvaltningen ved HiÅ:

• Lov om universiteter og høyskoler (UHL)
• Reglement for økonomistyring i staten (R)
• Bestemmelser om økonomistyring i staten (B)
• Unntak fra bruttoprinsippet i rundskriv R-106 fra Finansdepartementet
• Hovedinstruksen fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved statlige universiteter og høyskoler (HI)

Instruks om økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Ålesund består av 3 deler:

• Hovedregler for økonomiforvaltningen
• Organisering av økonomi-, regnskaps- og lønnsfunksjonen
• Reglement for delegering av myndighet og fastsetting av ansvarsforhold

2. HOVEDREGLER FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN

2.1 INNLEDNING

Økonomiforvaltningen ved Høgskolen i Ålesund (HiÅ) skal følge Lov om universiteter og høyskoler (UHL), Reglement for økonomistyring i staten (R), Bestemmelser om økonomistyring i staten (B) og hovedinstruksen fra overordnet departement (HI) med de tilføyelser og presiseringer som fremgår av bestemmelsene i disse hovedreglene.

Hovedreglene er bygd opp som et supplement til økonomireglementet (R), bestemmelsene (B) og hovedinstruksen (HI), og beskriver ansvarsforhold og rutiner internt ved HiÅ. I de tilfeller hvor den interne økonomiinstruksen ikke gir tilfredsstillende beskrivelse vises det til det sentrale regelverket.

2.2 MYNDIGHETS-, OPPGAVE- OG ANSVARSFORDELING

2.2.1 Generelle bestemmelser

Styret

I hovedinstruksen fra departementet er det lagt til grunn at styret har det overordnede ansvar for virksomheten, og er ansvarlige for å føre tilsyn med at virksomheten drives i samsvar med gjeldende regelverk.

Styret er institusjonens øverste organ og har det overordnede ansvar for at høgskolens økonomiske ressurser disponeres i samsvar med forutsetningene for bevilgningen og de til enhver tid gjeldende regler og rammeverk, herunder bestemmelser for økonomiforvaltningen ved universitetene og høgskolene.

Delegering av myndighet

Styret delegerer myndighet og ansvar til høgskoledirektøren for utarbeiding av retningslinjer og rutiner for intern økonomistyring, herunder retningslinjer og rutiner for økonomiforvaltning, rapportering, kontroll og resultatoppfølging. En delegering av myndighet fritar ikke styret for det ansvar det har etter UHL og hovedinstruksen fra departementet.

Styreleder har i samsvar med hovedinstruksen budsjettdisponeringsmyndighet. Denne delegeres til høgskoledirektøren i samsvar med UHLs § 10-3. Høgskoledirektøren kan skriftlig delegere denne helt eller delvis til tilsatte på lavere nivåer.

Høgskoledirektøren
Ved Høgskolen i Ålesund legges det til grunn at høgskoledirektøren er ansvarlig for at økonomiforvaltningen ved institusjonen er forsvarlig anordnet og foregår i samsvar med de til enhver tid gjeldende bestemmelser for økonomiforvaltningen ved universitetene og høyskolene.
Retningslinjer
Høgskoledirektøren fastsetter nærmere retningslinjer og rutiner som presiserer hvordan de enkelte funksjoner skal utføres på ulike nivåer og/eller enheter, og sikrer at disse er i tråd med retningslinjene i hovedinstruksen for økonomiforvaltningen fra departementet.

Høgskoledirektøren skal sørge for at styret er kjent med de økonomiske forpliktelser høgskolen har påtatt seg.

Høgskoledirektøren skal påse at økonomiregelverket med de tilhørende interne regler og retningslinjer er lett tilgjengelig for tilsatte ved høgskolen, og at alle tilsatte har kjennskap til og blir informert om bestemmelser som gjelder for deres arbeid.

Den enkelte tilsatte har plikt til å gjøre seg kjent med de bestemmelser som gjelder for deres arbeid.

2.2.2 Sentralt samordningsansvar

Høgskoledirektøren har ansvar for at økonomiforvaltningen skjer i samsvar med regler fastsatt av styret, er samordnet og innrettet slik at ressurser utnyttes rasjonelt. Dette ansvaret omfatter bl.a.:

• å samordne budsjettarbeidet ved høgskolen og påse at det baseres på de rammer styret fastsetter og utføres etter gjeldende regler og retningslinjer fra overordnet departement
• å samordne kommunikasjonen med departementet og Riksrevisjonen i saker som gjelder økonomiforvaltningen ved høgskolen
• å etablere rutiner og retningslinjer som sikrer at grunnlag for innrapportering av studentdata gir korrekt rapportering til DBH
• ansvar for at høgskolen har et godkjent økonomisystem og eventuelle forsystemer, som tilfredsstiller bestemmelsene om økonomistyring i staten og den gjeldende kravspesifikasjon for statlige økonomisystem
• å påse at økonomiregelverket følges ved avdelingene
• å vurdere behov for endringer i hovedregler og supplerende retningslinjer
• å sørge for forsvarlig oppbevaring av høgskolens økonomiregelverk

Høgskoledirektøren har ansvar for å fastsette nærmere regler for økonomi-forvaltningens løpende oppgaver og interne samordningsoppgaver.

2.2.3 Organisering av utviklings- og effektiviseringsarbeid

Høgskoledirektøren har ansvar for at utviklings- og effektiviseringsarbeidet ved høgskolen blir utført på en forsvarlig måte med sikte på en best mulig utnyttelse av de samlede ressurser.

2.2.4 Organisering av budsjett- og planleggingsarbeidet

Styret skal påse at virksomheten er lagt opp slik at utgifter tilpasses inntekter og at organisering og forvaltning av ressurser skjer etter retningslinjer fastsatt av departementet.

Høgskoledirektøren har ansvar for at budsjett- og planleggingsarbeidet ved høgskolen baseres på de rammer styret fastsetter og utføres etter gjeldende regler og retningslinjer fra departementet.

Høgskoledirektøren skal sørge for at budsjett- og planarbeidet legges opp slik at:

• det gir grunnlag for tilfredsstillende prioritering mellom de oppgaver som faller inn under høgskolens arbeidsområde
• det sikrer nødvendig samordning av arbeidet
• bidrar til at virksomheten på de forskjellige områder gjennomføres på en forsvarlig og kostnadseffektiv måte

Høgskoledirektøren fastsetter nærmere retningslinjer for høgskolens budsjett- og planarbeid, herunder rutiner for utarbeidelse av langsiktig plan, budsjettforslag og virksomhets-/årsplan.

2.2.5 Regnskapsføring og rapportering

Høgskolen i Ålesund har et selvstendig ansvar for all regnskapsføring, herunder ut- og innbetaling og rapportering til statsregnskapet om likviditetsbevegelser på høgskolens oppgjørskonto i Norges Bank.

Høgskolen skal utarbeide regnskap etter de retningslinjer som er fastsatt av departementet. Regnskapet skal omfatte samtlige bevilgninger som stilles til disposisjon for høgskolen. Høgskoledirektøren fastsetter rutiner for rapportering og føring av høgskolens regnskap.

3. ORGANISERING AV ØKONOMI-, REGNSKAPS- OG LØNNSFUNKSJONEN

Økonomi- og personalseksjonen har ansvar for å:

• utarbeide forslag til en samlet budsjettfordeling
• utarbeide forslag til plandokumenter og disponeringsskriv
• sammenstille resultatinformasjon til høgskolens ledelse
• utarbeide regnskap og rapporter til styret og sentrale myndigheter med det innhold og de tidsfrister som til enhver tid gjelder
• løpende føre regnskap, lønn og annen godtgjøring
• løpende føre oversikter over regnskapets stilling
• påse at økonomiregelverket følges ved høgskolens budsjettenheter
• gjennomføre intern kontroll som sikrer kvalitet og fullstendig registrering av høgskolens økonomidata
• kontrollere at retningslinjer og rutiner i forbindelse med lønnsutbetalinger og annen godtgjøring skjer i samsvar med gjeldende regelverk og rutiner

Høgskoledirektøren er ansvarlig for at lønns- og regnskapsarbeidet ved høgskolen foregår rasjonelt og i samsvar med gjeldende regelverk. Høgskoledirektøren fastsetter retningslinjer for høgskolens lønns- og regnskapsarbeid. Direktøren avgjør om deler av regnskapsarbeidet skal utføres av ekstern tjenesteyter.

Høgskoledirektøren skal sørge for at HiÅ har tilgang til et økonomisystem, og eventuelle forsystemer, med en funksjonalitet som ivaretar de oppgaver HiÅ er pålagt i henhold til økonomiregelverket samt andre lover og regler. Betalingsformidlingen skjer gjennom statens konsernkontoordning.

Alle fakturaer skal godkjennes av en med budsjettdisponeringsmyndighet. Regnskapsfunksjonen har ansvar for bokføring av ferdige godkjente bilag, avstemming av bankkonti, arkivering av bilag, remittering, filoverføring til kontofører, autorisering av betalingsoppdrag mv.

Instituttene har administrativt personale som ha ansvar for oppfølging av bilagsbehandlingen ved instituttene. Budsjettenhetene har spørretilgang i økonomisystemet og tilgang til å ta ut rapporter innenfor sine ansvarsområder.

4. REGLEMENT FOR DELEGERING AV MYNDIGHET OG FASTSETTING AV ANSVARSFORHOLD

4.1 FORMÅL

Hovedformålet med reglementet for delegering av myndighet og fastsetting av ansvarsforhold, er å tilrettelegge for god økonomistyring i alle ledd ved virksomheten.

4.2 REGLEMENTETS VIRKEOMRÅDE

Reglementet gjelder all virksomhet ved Høgskolen i Ålesund, dersom annet ikke er bestemt av styret.
Disposisjoner som endrer grunnleggende hovedtrekk i budsjettet vedtas av styret.

4.3 DEFINISJONER

Budsjettdisponeringsmyndighet; gir myndighet til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til, og til å godkjenne at bestilling/kjøp av varer og tjenester kan finne sted (godkjenner)

• Bestillingsrett; gir myndighet til å bestille/kjøpe varer og tjenester etter godkjenning
• Atteststasjonsansvar; ansvar for å attestere for at de faktiske og juridiske forhold ved transaksjonen er i orden. Attestasjonsmyndigheten er ved høgskolen koblet opp mot bestillingsretten.
• Autorisasjon (ettergodkjenningsfullmakt); fullmakt til å disponere konti i banken.

Begrepene er nærmere utdypet i punktene under.

4.3.1 Budsjettdisponeringsmyndighet

Budsjettdisponeringsmyndighet; gir myndighet til å bestemme hva budsjettmidlene skal brukes til, og til å godkjenne at bestilling/kjøp av varer og tjenester kan finne sted (godkjenner).

Høgskoledirektøren har fullmakt til å delegere budsjettdisponeringsmyndighet. Delegering av budsjettdisponeringsmyndighet skal skje skriftlig. Det føres samlet oversikt over hvem som til enhver tid har budsjettdisponeringsmyndighet ved høgskolen. Det skal fremgå hvem som godkjenner ved fravær. Gjenpart av oversikten sendes Riksrevisjonen. Et delegeringsvedtak faller bort når den som har fått delegert myndighet fratrer den aktuelle stilling.

Rektor har godkjenningsmyndighet på utbetalinger til høgskoledirektøren.

Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for høgskolen skal bekreftes av en som innehar budsjettdisponeringsmyndighet (godkjenner).

Vedkommende med budsjettdisponeringsmyndighet (godkjenner) skal påse at:

• det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak, og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler
• det er budsjettmessig dekning for utbetalingen
• disposisjonen er økonomisk forsvarlig

Alle tilsettinger og pålegg eller godkjenninger av personellmessige disposisjoner som medfører oppgavepliktige ytelser, skal undertegnes av en person med budsjett disponeringsmyndighet.

Gjennom dokumentasjon på bestilling, ordrebekreftelse, faktura, bilag, tilskuddsbrev eller lignende, skal det være bekreftet hvem som har utøvet budsjettdisponeringsmyndighet for hver enkelt transaksjon. Ved grupper av transaksjoner, som avrop på avtaler, delfakturering av avtaler, faste avtaler (for eksempel husleie, strøm) eller tilskudd som utbetales i flere terminer, kan dokumentasjonen knyttes til avtalen eller tilskuddsbrevet og omfatte flere enkelttransaksjoner. Alle avtaler som medfører økonomiske forpliktelser for høgskolen skal underskrives av en med budsjettdisponeringsmyndighet.

4.3.2 Bestillingsrett

Bestillingsrett; gir rett til å bestille/ kjøpe varer og tjenester etter godkjenning fra en med budsjettdisponeringsmyndighet

Bestilling kan foretas av tilsatte ved høgskolen etter godkjenning fra en med budsjettdisponerings-myndighet.

Det skal gis skriftlig melding til økonomienheten i fellesadministrasjonen om hvem som til enhver tid har bestillingsrett ved budsjettenhetene.

Alle innkjøp skal skje i samsvar med gjeldende regelverk.

4.3.3 Attestasjonsmyndighet

Attestasjonsansvar; attestere for at de faktiske og juridiske forhold ved transaksjonen er i orden. Attestasjonskontrollen skal utføres av personen som har delegert bestillingsrett.

Før fakturaer og andre utbetalingsdokumenter (herunder lønn) godkjennes til utbetaling skal de være kontrollert og attestert. Budsjettenhetene skal ha attestasjonsrutiner som medfører god styring og tilstrekkelig intern kontroll.

Attestasjon skal utføres av en annen person enn den som benytter sin budsjettdisponeringsmyndighet. Det som har budsjettdisponeringsmyndighet bestemmer hvem ved egen budsjettenhet som skal ha attestasjonsmyndighet. Det skal gis skriftlig melding til økonomienheten i fellesadministrasjonen om hvem som til enhver tid har attestasjonsmyndighet ved budsjettenhetene. I tidsrom hvor den attestasjonsansvarlige ikke er til stede, skal det på forhånd være avklart hvem som skal attestere. Den attestasjonsansvarlige har ansvaret for at dette blir gjort, og det skal være avklart med den som har budsjettdisponeringsmyndigheten.

Den som attesterer må påse at:

• regnskapsbilaget er et originalbilag
• leveransen er i overensstemmelse med rekvisisjon og pakkseddel, avtaler/tilbud
• varen eller tjenesten er mottatt og kontrollert
• det er påført opplysninger som er nødvendige for riktig betaling, postering og kontroll og at det tydelig fremkommer hva fakturaen gjelder, også for utenforstående
• det er påført rett kontering, dvs. hvor utgiftene skal bokføres i regnskapet
• sørge for registrering i inventarregister der dette er påkrevd

4.3.4 Autorisasjon

Autorisasjon(Ettergodkjenningsfullmakt). Fullmakt til å disponere konti i banken.

Høgskoledirektøren godkjenner hvem som har fullmakt til å autorisere betalingsoppdrag. Det føres oversikt over hvem som til enhver tid har autorisasjon ved høgskolen.

4.4 ANSVAR

Delegering av myndighet er kombinert med tilsvarende krav om planlegging og rapportering. Ansvaret til de enkelte funksjonene er beskrevet under.

Leder for budsjettenhet har ansvar for:

• at enhetens ressurser disponeres i samsvar med de forutsetninger som er gitt disponeringsskrivet
• at de til enhver tid gjeldende regelverk og bestemmelser for høgskolen blir fulgt
• å føre kontroll med at budsjettet dekker alle enhetens utgifter
• å utarbeide virksomhets- og årsplaner for enheten med det innhold og innen de tidsfrister som er bestemt
• å utarbeide tertialrapporter og årsrapport med det innhold og innen de tidsfrister som er bestemt
• å utarbeide budsjettforslag

Leder for den enkelte budsjettenhet kan selv avgjøre kjøp av utstyr innen enhetens budsjettramme. Alle innkjøp skal skje i henhold til gjeldende bestemmelser og regler for innkjøp.

4.5 BUDSJETT/PLANARBEID

Forbruks-/disponeringsplanen for budsjetterminen registreres innenfor bevilget ramme i økonomisystemet.

Endringer av årets budsjett som følge av styrevedtak og/eller administrative vedtak skal meddeles økonomienheten i Fellesadministrasjonen for oppfølging i regnskapssystemet.

Det skal fastsettes delmål og resultatmål innenfor de hovedmålene som er fastsatt av departementet.

4.6 RAPPORTERING

Budsjettenhetene skal ta ut regnskapsrapporter innenfor sine ansvarsområder så ofte som nødvendig for å sikre god økonomistyring.

Det utarbeides regnskapsrapporter pr tertial som oversendes økonomiseksjonen. Rapporten vil være grunnlag for innrapportering til departementet, og rapporten legges fram for styret.

Det er høgskoledirektørens ansvar å påse at høgskolens studentregistreringssystem oppfyller de krav til rapportering og sikkerhet som stilles av departementet.

4.7 KONTROLL

Høgskoledirektøren skal etablere kontrollrutiner som sikrer at:

• resultater oppnås i forhold til fastsatte mål og resultatkrav og at eventuelle vesentlige avvik forebygges, avdekkes og korrigeres i nødvendig utstrekning
• ressursbruken er effektiv
• beløpsmessige rammer ikke overskrides og at forutsatte inntekter kommer inn
• informasjon om regnskap og resultater er pålitelig og nøyaktig
• virksomhetens verdier, herunder fast eiendom, materiell, utstyr, verdipapirer og andre økonomiske verdier, forvaltes på en forsvarlig måte
• økonomistyringen er organisert på en forsvarlig måte og utføres i samsvar med gjeldende regelverk, herunder at transaksjoner er i samsvar med underliggende forhold
• registrering av grunnlagsdata til DBH er korrekt
• tilganger til DBH, slettinger og korreksjoner i systemet er i tråd med retningslinjer fra departementet

Høgskoledirektøren skal sørge for at det regelmessig gjennomføres kontrolltiltak både sentralt ved høgskolen og ved øvrige enheter.

Gjennomførte kontrollaktiviteter skal være dokumentert.

4.8 EVALUERINGER

Høgskoledirektøren skal sørge for at det gjennomføres evalueringer for å få informasjon om effektivitet, måloppnåelse og resultater innenfor hele eller deler av virksomhetens ansvarsområde og aktiviteter. Evalueringene skal ha fokus på oppfølging av de delmål og resultatmål som er fastsatt, eksempelvis innenfor:

• studiekvalitet
• studiepoengsenhet
• opptak
• kandidatproduksjon
• ekstern virksomhet
• internasjonalisering
• FoU-produksjon
• mål på personalpolitikk
• kompetanseplan
• administrative tiltak